Von Excel-Listen zu Echtzeit-Ampeln – wie Audits sich automatisieren lassen

Excel ist keine Audit-Strategie

Wer schon einmal eine Vor-Ort-Auditprüfung vorbereitet hat, weiß: Es beginnt harmlos. Ein paar Listen, ein paar Screenshots, ein paar Nachweise. Doch dann wird daraus ein Excel-Flickenteppich, durchsetzt mit bunten Zellen, Kommentaren wie „noch offen!“ und mehreren Versionen – natürlich ohne Dateinamenkonvention.

Und plötzlich sind alle im Krisenmodus, nur weil nächste Woche der Auditor kommt.

Die bessere Alternative: Echtzeit-Dashboards mit Ampellogik

Digitale Audit-Checks müssen nicht komplex sein. Es reicht, die richtigen Fragen regelmäßig automatisch zu stellen – und die Antworten sichtbar zu machen:

• Sind alle Prüfprotokolle der letzten 14 Tage vorhanden?
• Wurde die Rückverfolgbarkeit für Produkt XY vollständig dokumentiert?
• Fehlen Temperaturdaten aus dem Lager?
• Gibt es offene Abweichungen aus der letzten internen Prüfung?

Antworten kommen aus ERP, MES, LIMS oder QMS – automatisiert. Die Bewertung erfolgt per definierter Logik: grün (ok), gelb (Prüfen!), rot (Handlungsbedarf). Fertig ist das Audit-Dashboard.

Vorteile? Direkt messbar:

• Weniger Suchzeit: Statt Dateien durchzugehen, sieht man auf einen Blick, wo’s hakt.
• Keine Ausreden mehr: Wenn die Ampel rot ist, gibt’s keine „hab ich nicht gesehen“-Momente mehr.
• Stetige Verbesserung: Historie und Trends helfen, Schwachstellen systematisch zu beheben.
• Audits ohne Bauchweh: Wer regelmäßig sichtbar prüft, überrascht den Auditor – und nicht umgekehrt.

Technisch komplex? Nein. Organisatorisch sinnvoll.

Viele denken bei Automatisierung sofort an große IT-Projekte. Dabei ist der Einstieg einfach:

• Anforderungen strukturieren (IFS, BRC, ISO…)
• Datenquellen zuordnen
• Ampellogik definieren
• Dashboard bauen

Ob mit Power BI, Tableau oder Low-Code-Lösungen – wichtig ist: Die Daten müssen leben. Und sie müssen interpretiert werden, nicht nur angezeigt.

Fazit: Sichtbarkeit schlägt Excel

Audits sind planbar – wenn man ihre Anforderungen sichtbar macht. Dashboards mit Ampellogik helfen dabei, das komplexe Regelwerk übersichtlich und steuerbar zu machen.

Und ganz ehrlich: Niemand hat je gesagt „ich vermisse unsere alte Excel-Liste mit 73 Reitern“. Echtzeit schlägt Chaos. Immer.