Respekt, wer’s selber macht! – Wie funktioniert der BI-Eigenbau?

Der beste Weg, die Welt zu verstehen, ist, in jedem Detail zu leben. – Marcus Aurelius

Selbst Dinge zu tun – und nicht auszulagern – hatte schon immer einen tiefen Wert, vor allem für die Zukunft und das vollständige Verständnis. Wenn wir selbst tätig werden, erschaffen wir nicht nur greifbare Ergebnisse, sondern auch ein unvergleichliches Wissen. Durch eigenes Handeln wird Wissen vertieft und zu einem integralen Bestandteil unserer Kompetenzen, die uns auf lange Sicht weiter tragen.

Indem wir selbst den Prozess durchlaufen, lernen wir, besser auf komplexe Situationen zu reagieren, weil wir eine fundamentale Verbindung zu dem aufgebaut haben, was wir tun.

Eine eigene BI-Landschaft bedeutet, dass ein Unternehmen seine Daten und Strategien wirklich versteht und flexibel darauf reagieren kann. Selbst zu gestalten, fördert nicht nur die Datenkompetenz und eine Datenkultur, sondern baut eine robuste, langfristige Infrastruktur auf, die perfekt auf die individuellen Unternehmensziele zugeschnitten ist. Durch den eigenständigen Aufbau wird BI zu einem wertvollen Teil der Unternehmenskultur und einer nachhaltigen Grundlage für die Zukunft.

Die 5 “Why”s für BI

BI ermöglicht fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten anstelle von Intuition oder Schätzungen.
Routinetätigkeiten lassen sich durch BI und Automatisierung schneller und fehlerfrei durchführen.
BI entlastet Mitarbeiter von monotonen Aufgaben, sodass sie sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können.
BI unterstützt langfristige Planungen und Prognosen, indem es Muster und Trends in den Daten aufzeigt.
BI ermöglicht, potenzielle Risiken und Chancen frühzeitig zu erkennen und gezielt und proaktiv darauf zu reagieren.

Prioritäten setzen: Wie man BI-Themen strategisch auswählt

Der Weg zu einer eigenen BI-Landschaft beginnt mit dem richtigen Fokus. Unternehmen stehen vor einer Vielzahl möglicher Fragestellungen, und nur durch Priorisierung entsteht aus dieser Vielfalt eine wirkungsvolle BI-Strategie. Ein strukturiertes Vorgehen, das Themen nach ihrem potenziellen Mehrwert und ihrer Umsetzungskomplexität bewertet, ist hier entscheidend. Ein klarer Blick auf die eigenen Ziele hilft dabei, Themen gezielt zu priorisieren und sicherzustellen, dass BI-Initiativen effizient und erfolgsorientiert umgesetzt werden.

1. Themensammlung und Bewertung

Beginnen Sie mit einer offenen Themensammlung in den Abteilungen, die BI-Lösungen nutzen wollen. Dazu gehört es, alle möglichen Fragen, Analysen und Berichte, die einen Mehrwert bieten könnten, aufzulisten. Hier einige typische Fragen, die helfen, BI-Themen zu identifizieren:

Welche Daten werden häufig genutzt, um Entscheidungen zu treffen?
Wo gibt es immer wieder Lücken in der Transparenz oder Aktualität von Berichten?
Welche Prozesse könnten durch eine bessere Datenübersicht effizienter gestaltet werden?

2. Mehrwert und Komplexität bewerten

Sobald die Themen gesammelt wurden, bewerten Sie sie anhand von zwei zentralen Kriterien:

Mehrwert: Welchen potenziellen Nutzen bringt die Lösung eines BI-Themas? Beispiel: Umsatzberichte für den Vertrieb haben oft einen hohen Mehrwert, da sie Verkaufschancen und Schwachstellen in Echtzeit sichtbar machen.
Komplexität: Wie komplex ist die Umsetzung? Themen, die mehrere Datenquellen oder komplexe Datenstrukturen erfordern, sind anspruchsvoller umzusetzen. Hier sollten die technischen Voraussetzungen und das nötige Know-how vorhanden sein.

Eine Bewertungstabelle, in der Mehrwert und Komplexität auf einer Skala von 1 bis 5 dokumentiert werden, ermöglicht eine strukturierte Priorisierung. Themen mit hohem Mehrwert und niedriger Komplexität eignen sich gut für den Start.

Das BI-Team: Rollen und wichtige Eigenschaften

Das Herzstück einer erfolgreichen BI-Landschaft ist das Team, das sie aufbaut. Es braucht engagierte, vielseitige Mitglieder, die sich in ihren Aufgaben und Rollen ergänzen. Jede Rolle hat ihre eigenen Anforderungen, und die passende Auswahl der Teammitglieder kann den Erfolg maßgeblich beeinflussen.

Rolle	Skills	Leidenschaft
BI-Analyst	Ausgeprägtes Datenverständnis, analytische Fähigkeiten, sicherer Umgang mit BI-Tools und Datenvisualisierung.	Neugierde und eine Leidenschaft für die Interpretation und Visualisierung von Daten; Affinität für Zahlen und Statistik.
Datenbank-Administrator	Erfahrung mit Datenbanken, SQL-Kenntnisse, Verständnis für Datenstrukturen und Datensicherheit.	Interesse an der Verwaltung und Optimierung komplexer Datenstrukturen, sowie ein Fokus auf Sicherheit und Datenschutz.
Kommunikator/Trainer	Fähigkeit, Wissen klar und verständlich zu vermitteln, Geduld, Kommunikationsstärke und Erfahrung mit Schulungen.	Freude daran, Wissen weiterzugeben und andere für Self-Service-BI zu begeistern; Verständnis für didaktische Methoden.

Ein Team, das motiviert ist und die richtige Mischung an Kompetenzen und Interesse mitbringt, sorgt dafür, dass die BI-Landschaft effizient und nachhaltig aufgebaut wird.

BI im Unternehmen verankern und die Akzeptanz steigern

Das Beste aus BI-Systemen herauszuholen, funktioniert nur, wenn alle Abteilungen den Mehrwert erkennen und das System akzeptieren. Die Kultur der datengetriebenen Entscheidungsfindung wird am besten gefördert, wenn Mitarbeitende aktiv in den BI-Prozess integriert werden und die Vorteile für ihre Arbeit klar erkennbar sind. Hier einige Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz:

Kickoff-Workshops: Einführungsveranstaltungen, die den Mehrwert und die Ziele der BI-Strategie anschaulich darstellen, sind entscheidend. Zeigen Sie konkrete Anwendungsbeispiele, um den Nutzen greifbar zu machen.
Sichtbare Erfolge: Präsentieren Sie Quickwins und Pilotprojekte transparent und anschaulich. Erste Erfolge schaffen Vertrauen in die BI-Lösungen und ermutigen andere Abteilungen zur Nutzung.
Schulungen und Support: Regelmäßige Workshops und Coachings erleichtern den Umgang mit BI-Tools und bieten Mitarbeitenden das nötige Wissen, um Daten effektiv zu nutzen. Eine zentrale Plattform für FAQs und Anleitungen stärkt das Vertrauen in die Tools und sorgt für Nachhaltigkeit.

Enablement der Mitarbeiter: Schlüssel zur nachhaltigen BI-Kultur

Eine BI-Landschaft kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle Mitarbeitenden in die Lage versetzt werden, eigenständig damit zu arbeiten. Enablement bedeutet, nicht nur den Zugang zu Tools zu ermöglichen, sondern die Fähigkeiten und das Vertrauen in den Umgang mit Daten zu fördern.

Schritte zur Mitarbeiter-Enablement-Strategie:

Grundlagenschulungen: Einsteiger-Workshops machen die grundlegenden Funktionen der BI-Tools verständlich und ermöglichen einen leichten Einstieg. Beginner Workshop anfordern
Fortgeschrittenenkurse: Aufbauende Schulungen für spezifische Anwendungen oder fortgeschrittene Analysen geben auch erfahrenen Nutzern Raum zur Weiterentwicklung. Advanced Workshop anfordern
Coaching und direkte Unterstützung: Durch individuelles Coaching können konkrete Anwendungsfragen direkt geklärt werden. Zudem werden durch regelmäßige Sprechstunden Unsicherheiten ausgeräumt und die Tool-Nutzung vertieft. Coaching anfordern

Warum das Enablement wichtig ist: Mit kontinuierlichem Support und gezieltem Wissenstransfer wird BI nicht nur akzeptiert, sondern langfristig in den Arbeitsalltag integriert. Eine hohe Datenkompetenz ermöglicht fundierte, datengetriebene Entscheidungen und schafft eine zukunftssichere, agile Unternehmenskultur.

Die Zukunft hängt davon ab, was du heute tust. – Mahatma Gandhi

Roadmap zur Einführung: BI strategisch verankern

Eine strukturierte Roadmap stellt sicher, dass BI im Unternehmen richtig Fuß fasst und der Wert von Anfang an erkennbar ist. Die folgenden Schritte zeigen, wie Unternehmen BI sinnvoll implementieren und die Akzeptanz langfristig steigern können:

Erste Themen priorisieren und fokussieren: Wählen Sie zunächst ein oder zwei Themen mit hohem Mehrwert und überschaubarer Komplexität aus. Ein schneller Erfolg erleichtert die Akzeptanz und hilft, Vertrauen in die BI-Lösungen zu schaffen.
Datenquellen identifizieren und zentralisieren: Stellen Sie sicher, dass die für das Thema relevanten Datenquellen bereitgestellt und zugänglich sind. Eine zentrale Datenbank wie Google BigQuery oder Amazon Redshift kann dabei helfen, alle Daten an einem Ort zu bündeln und konsistent zu verwalten.
Tools auswählen und Dashboards entwickeln: Wählen Sie ein leicht zu bedienendes BI-Tool wie Power BI oder Tableau, das eine intuitive Benutzeroberfläche und vielfältige Visualisierungsoptionen bietet. Erstellen Sie das erste Dashboard, das die gesammelten Daten anschaulich darstellt und schnell Einblicke liefert.
Pilotphase und Feedback einholen: Führen Sie BI zunächst in einer kleinen Gruppe oder einer Abteilung ein und sammeln Sie Feedback. Dieses Feedback ist wichtig, um Anpassungen vorzunehmen, bevor das Tool unternehmensweit ausgerollt wird.
Schulungen und Wissenstransfer sicherstellen: Organisieren Sie Schulungen, in denen die Grundlagen und Funktionen der BI-Tools erklärt werden. Dokumentationen, Schulungsunterlagen und regelmäßige Workshops helfen, Wissen im Unternehmen zu verankern und die Selbstständigkeit der Nutzer zu fördern.
Erfolge messen und kommunizieren: Zeigen Sie den Erfolg der ersten BI-Projekte mit messbaren KPIs. Beispiel: Einsparungen durch optimierte Bestände, schnellere Entscheidungsprozesse oder verbesserte Kundenzufriedenheit. Dies macht den Mehrwert von BI sichtbar und fördert die Akzeptanz in anderen Abteilungen.
Langfristige Integration und Skalierung: Entwickeln Sie eine Langzeitstrategie für Self-Service-BI und sorgen Sie dafür, dass BI-Analysen Teil der täglichen Entscheidungsfindung in allen Abteilungen werden. Erweitern Sie nach und nach die BI-Lösungen und passen Sie sie an die wachsenden Anforderungen des Unternehmens an.

Dashboard-Ideen nach Branche und Abteilung

Hier finden Sie eine Brainstorm-Matrix mit spezifischen Dashboard-Ideen für verschiedene Branchen und Abteilungen. Diese Beispiele bieten Anregungen, wie BI für gezielte Fragestellungen genutzt werden kann:

	HR	Logistik	Vertrieb	Finanzen	Produktion
Industrie	Mitarbeiterfluktuation und Qualifikationen	Lagerbestände und Materialverfügbarkeit	Umsatzanalyse nach Produkten und Regionen	Kostenkontrolle und Budgetübersicht	Produktionsauslastung und Qualitätsmanagement
Einzelhandel	Mitarbeiterbindung und Schulungserfolge	Lieferketten-Performance und Engpässe	Verkaufszahlen und Kundensegmentierung	Marge nach Produktkategorien	Retourenquote und Nachbestellungsbedarf
Finanzwesen	Schulungsbedarfe und Zertifikate	Kostenstellenanalyse und interne Transfers	Kundensegmentierung und Produktnutzung	Cashflow und Liquiditätsprognose	Compliance-Überwachung
Gesundheitswesen	Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitkontrolle	Arzneimittelverfügbarkeit und Lieferzeiten	Patientenzufriedenheit und Empfehlungsrate	Budgetnutzung und Fördermittelverteilung	Wartungspläne und Kapazitätsauslastung
IT-Dienstleister	Personalentwicklungsmaßnahmen	IT-Infrastrukturverfügbarkeit und SLAs	Sales-Pipeline und Kundenzufriedenheit	Projektkosten und Stundenabrechnung	Serverauslastung und Projektdurchlaufzeiten

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Von der Identifikation der wichtigsten Themen bis zur vollständigen Integration von BI-Prozessen – die Möglichkeiten, die Business Intelligence Lösungen bieten, sind enorm. Unternehmen, die diese Chancen nutzen, können ihre Effizienz drastisch steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.

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julian.koller@alpinedata.de

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