Knowledge Management - oder: Der 1. Tag in der eigenen Wohnung

Teil 1 von 3 unserer Serie über Knowledge Management

Es gibt Momente im Leben, die jeder in zweifelhafter Erinnerung behält. Einer davon: Die erste eigene Wohnung und der damit verbundene Auszug aus dem elterlichen Nest.

Der erste Abend, die Kartons stehen noch unausgepackt in der Ecke, der Kühlschrank ist leer, und du willst einfach nur Nudeln kochen. Eigentlich kein Problem, nur: Wie ging das noch gleich? Muss ich die kochen, bis sie das ganze Wasser aufgesaugt haben? Sind passierte Tomaten dasselbe wie Tomatensauce? Und wie heiß darf der Herd überhaupt sein, damit das Wasser nicht anbrennt?

Zuhause hätte sich die Frage nicht gestellt. Mutti wusste (und weiß) alles und hat schon dafür gesorgt, dass keiner verhungern muss. Das Wissen, wie man die etwas launische Herdplatte bedient, war einfach da – nur nicht bei dir.

Jetzt bist du auf dich allein gestellt. Und plötzlich merkst du: Ein Großteil des Wissens, auf das du dich verlassen hast, war nie wirklich deins. Wenn man es auf die Goldwaage legt, war es eigentlich nur in deiner Nähe.

Wissen ist nie selbstverständlich, es gehört immer jemandem

Was im Kleinen beim Ausziehen passiert, passiert tagtäglich im Großen in jedem Unternehmen, jeder Organisation, jedem Team. Wissen existiert nicht im luftleeren Raum. Es steckt in den Köpfen von Menschen, in eingespielten Routinen, in informellen Gesprächen in der Kaffeeküche oder in der Erfahrung, die jemand in zehn Jahren aufgebaut hat. Unglücklicherweise genau die Erfahrung, die er mitnimmt, wenn er eines Tages das Unternehmen verlässt.

Solange ein Team stabil ist, merkt man das kaum, läuft ja alles. Man fragt einfach kurz bei der Kollegin nach, die schon ewig dabei ist, sobald ihr Teams-Status auf grün springt. Man weiß, wen man anrufen muss, wenn es mit dem System hakt. Dieses Wissen funktioniert wie das WLAN bei den Eltern: Es ist einfach da, man hat nie gefragt wie, und man merkt erst, dass es existiert, wenn man plötzlich keinen Empfang mehr hat.

Das Problem entsteht erst dann, wenn sich etwas verändert. Wenn die erfahrene Kollegin geht oder das Team wächst und auf einmal Menschen dabei sind, die mit der Aussage „Das weiß man doch” nicht viel anfangen können. Dann ist plötzlich der Router weg und niemand kennt das Passwort.

Implizites Wissen: Das teuerste, was Unternehmen verlieren können

In der Wissensforschung unterscheidet man zwischen zwei Arten von Wissen: explizitem und implizitem.

Explizites Wissen ist das, was sich aufschreiben lässt: Prozesse, Anleitungen, Dokumentationen

Implizites Wissen ist unbewusstes, erfahrungsbasiertes Know-how, das schwer in Worte zu fassen oder zu dokumentieren ist. Im Gegensatz zu explizitem Wissen ist es schwer übertragbar, wird aber durch Nachahmung oder Mentoring weitergegeben.

Studien deuten darauf hin, dass der überwiegende Teil des organisationalen Wissens implizit ist. Das bedeutet: Wenn eine erfahrene Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt, verlässt nicht nur eine Person das Haus, sondern auch ein Großteil ihres Wissens, das nirgendwo aufgeschrieben steht und das sie in Jahren aufgebaut hat.

Der wirtschaftliche Schaden dahinter kann beachtlich sein. Einarbeitungszeiten verlängern sich. Fehler, die eigentlich schon längst einmal gemacht und gelernt worden sind, tauchen plötzlich wieder auf. Projekte müssen von vorne gedacht werden, obwohl die Erkenntnisse eigentlich schon existieren.

Data Knowledge: Wenn auch Daten vergesslich werden

Neben dem menschlichen Wissen gibt es noch eine zweite, zunehmend kritische Dimension: das Wissen über Daten selbst.

In modernen Organisationen entstehen täglich riesige Mengen an Daten. Aber wer weiß eigentlich noch, was eine bestimmte Kennzahl genau bedeutet? Warum gibt es in der Tabelle plötzlich einen Ausreißer im März 2021? Was meinte der Analyst damals mit dem Kommentar „vorläufig” in der Spaltenbezeichnung?

Auch hier gilt: Solange die Person im Raum ist, die den Kontext kennt, ist alles gut. Aber Daten altern schnell, Teams wechseln oder Systeme werden migriert. Und irgendwann schaut jemand auf einen kryptischen KPI und fragt sich: Was ist hier eigentlich schiefgelaufen?

Ohne Data Knowledge – also dokumentiertes Wissen über Herkunft, Bedeutung und Qualität von Daten – verlieren selbst die besten Datensätze ihren Wert. Man sieht die Zahlen zwar noch, aber man versteht ihren Kontext nicht mehr. Das ist so, als würde man die Küchenschränke der Eltern mitnehmen, aber ohne zu wissen, was in welchem Schrank ist. Man hat etwas, aber man kann damit kaum noch arbeiten, weil man den Eierschneider für eine kleine Harfe hält.

Warum wir jetzt handeln müssen

Es gibt einen bequemen Irrtum, der sich in vielen Organisationen hartnäckig hält: Wir sind noch klein genug. Bei uns funktioniert das noch durch kurze Wege. Oft ist das gar nicht mal so falsch – zumindest zunächst. Aber Wissensstrukturen sind wie Cybersecurity-Zwischenfälle: Am einfachsten etabliert man Maßnahmen dann, wenn noch kein Druck da ist.

Wer anfängt, über Knowledge Management nachzudenken, nachdem die erste Wissenskrise bereits eingetreten ist, der hat den besten Zeitpunkt bereits verpasst.

Knowledge Management ist keine bürokratische Pflichtübung, sondern die Entscheidung, Wissen als das zu behandeln, was es tatsächlich ist: eine der wertvollsten Ressourcen einer Organisation. Eine, die aktiv gepflegt werden muss, damit sie verfügbar bleibt.

Ausblick auf die Serie

In diesem ersten Artikel haben wir die Grundfrage gestellt: Warum brauchen wir Knowledge Management überhaupt?

Die Antwort ist einfach: Weil Wissen nicht von alleine dableibt. Es muss aktiv gesichert, strukturiert und zugänglich gemacht werden.

Im zweiten Teil werden wir uns damit beschäftigen, wie modernes Knowledge Management in der Praxis aussieht: welche Methoden funktionieren, welche scheitern und was erfolgreiche Wissensorganisationen anders machen.

Im dritten Teil geht es dann konkret um Data Knowledge: Wie dokumentiert man Daten richtig, was ist ein Data Catalog, und wie baut man eine Kultur auf, in der Datenwissen nicht im Kopf von Einzelpersonen verschwindet?