Produkt

Automatisierter Auftragseingang

Bestellungen kommen per E-Mail, PDF oder Fax und landen meist bei jemandem, der sie manuell abtippt, prüft und weiterleitet. Ab einem bestimmten Volumen wird das zum Engpass: Durchlaufzeiten steigen, Tippfehler führen zu falschen Lieferungen und das Team verbringt mehr Zeit mit Routinearbeit als mit Kundenbetreuung. Der automatisierte Auftragseingang liest Bestelldaten unabhängig vom Format direkt aus, gleicht sie gegen Kundenstammdaten und Artikelnummern ab und übergibt sie direkt ans ERP-System. Unklare oder fehlerhafte Bestellungen werden automatisch zur Klärung eskaliert.

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Ihr Mehrwert

Weniger Fehler bei der Auftragserfassung
Tippfehler, vertauschte Artikelnummern, falsche Mengen: manuelle Eingaben sind fehleranfällig. Der Prozess überträgt Bestelldaten direkt, ohne Umweg über eine Tastatur.
Kürzere Durchlaufzeiten
Bestellungen, die sofort verarbeitet werden, kommen schneller in die Produktion oder den Versand. Kunden warten weniger lang auf Auftragsbestätigungen.
Backoffice, das sich auf Ausnahmen konzentriert
Standardbestellungen laufen automatisch durch. Das Team kümmert sich nur noch um unklare Fälle, nicht mehr um jeden einzelnen Auftrag.
Volumen wächst, ohne dass das Team mitwächst
Mehr Aufträge bedeuten nicht automatisch mehr Personal. Der Prozess skaliert mit dem Geschäftswachstum.

Ihr Ansprechpartner

Julian Koller

Geschäftsführer

Julian bringt über 6 Jahre Erfahrung in Business Intelligence und Data Science mit. Er macht aus komplexen Datenmodellen Entscheidungsgrundlagen die echte Menschen verstehen und im Alltag nutzen.

Frage stellen Gespräch vereinbaren

Unsere Zusammenarbeit

1
Auftragseingang und Datenquellen verstehen
Der bestehende Erfassungsprozess wird gemeinsam durchleuchtet: Eingangskanäle, Formate und Schwachstellen.
2
Automatische Erkennung einrichten
Bestelldaten werden automatisch aus eingehenden Dokumenten ausgelesen: Kunde, Artikel oder Menge werden erkannt und für die Weiterverarbeitung aufbereitet, unabhängig vom Format.
3
Validierung und ERP-Übergabe einrichten
Extrahierte Daten werden gegen Kundenstamm und Artikelstamm geprüft. Korrekte Bestellungen gehen direkt ins ERP, fehlerhafte werden zur Klärung eskaliert.
4
Übergabe und Schulung
Das Team wird eingewiesen und kann den Prozess danach selbst betreiben, inklusive Monitoring der Erkennungsqualität und Behandlung von Ausnahmefällen.

Instrumente

Python
Optical Character Recognition (OCR)
ERP-Anbindung

Ergebnisse

Automatisierter Prozess
Validierungsregeln
Dokumentation

Betrieb

Durch Ihr Backoffice-Team

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Automatische Rechnungsverarbeitung

Rechnungen manuell abtippen, prüfen und weiterleiten kostet Zeit. Dazu kommt, dass jede manuelle Eingabe eine potenzielle Fehlerquelle birgt. Ab etwa 50 bis 100 Eingangsrechnungen pro Monat rechnet sich eine automatisierte Lösung. Der Prozess liest Rechnungsdaten automatisch aus - inklusive elektronischer Formate wie XRechnung, die seit Januar 2025 im B2B-Bereich Pflicht sind - gleicht sie gegen Bestellungen ab und übergibt sie direkt ans Buchhaltungssystem, egal ob ERP, DATEV oder DMS.

Produkt

Customer Lifetime Value

Wer in Marketing und Vertrieb investiert ohne zu wissen welche Kunden langfristig profitabel sind, verteilt Budget nach Bauchgefühl. Der Customer Lifetime Value (CLV) berechnet für jeden Kunden, wie profitabel er über die gesamte Geschäftsbeziehung voraussichtlich sein wird. Auf Basis der vorhandenen Kundendaten wird ein Modell entwickelt, das CLV-Werte je Kunde berechnet, Segmente ableitet und die Ergebnisse in einem Dashboard nutzbar macht, damit Marketing und Vertrieb wissen wo sich Investitionen rentieren.