Vom Konzept zur Praxis: Wie Use Cases Datenstrategie zum Leben erwecken

Ausgangssituation

Ein international tätiges Food-Unternehmen hatte sich ambitionierte Ziele gesetzt: Datengetriebene Entscheidungen sollten zur Norm werden, nicht zur Ausnahme. Aus vorheriger Arbeit entstanden strategische Ansätze und Managementfolien, auf denen die Vision und die Idee hinter einer Datenstrategie visualisiert waren. Doch in der Praxis fühlte sich vieles noch zäh an.

Die Mitarbeitenden waren unsicher, welche Rolle sie künftig spielen sollten. Die Führungsetage fragte sich, wann endlich „echte Ergebnisse“ zu sehen wären. Und das Datenstrategie-Dokument wirkte eher wie ein freundliches Mahnmal in der Schublade als wie ein Werkzeug für den Alltag.

Der Wendepunkt kam, als das Unternehmen erkannte: Strategie ist nur dann wirkungsvoll, wenn sie in greifbare Anwendungsfälle übersetzt wird – in Use Cases, die echten Mehrwert liefern.

Herausforderung

Die Transformation von Strategie in Umsetzung brachte typische, aber keineswegs triviale Herausforderungen mit sich:

Abstraktion vs. Realität
Viele strategische Konzepte waren zu weit von der operativen Realität entfernt. Ohne konkrete Use Cases blieb die Strategie zu theoretisch – ein Leitstern, aber kein Navigationsgerät.

Silodenken und Zuständigkeiten
Fachbereiche arbeiteten weitgehend losgelöst voneinander. Wer „die Daten“ liefern oder nutzen sollte, war häufig unklar. Die Verantwortung blieb – wie so oft – irgendwo zwischen IT und Controlling hängen.

Fehlende Priorisierung
Es gab viele gute Ideen, aber keine klare Entscheidungsgrundlage, welche davon zuerst umgesetzt werden sollten. Alles war wichtig, also wurde – wenig überraschend – nichts wirklich priorisiert.

Skepsis und Ermüdung
Nach mehreren gescheiterten „Datenprojekten“ war das Vertrauen vieler Beteiligter gering. Die Frage war nicht mehr ob die Strategie gut war, sondern ob man sich nochmal dafür motivieren sollte.

Projektscope

12 Monate | 5 Use Cases | 3 Geschäftsbereiche

Herangehensweise

Der Schlüssel zum Erfolg lag darin, die Strategie nicht in PowerPoint weiterzuentwickeln, sondern dort, wo Entscheidungen tatsächlich getroffen werden: im Alltag der Fachbereiche.

Use Case Exploration

Wir begannen mit einem einfachen, aber effizienten Format: In kurzen, strukturierten Sessions sprachen wir mit unterschiedlichsten Teams – von der Produktionsplanung bis zum Vertrieb. Ziel war nicht das nächste große Datenprojekt, sondern die einfachen, aber schmerzhaften Probleme im Arbeitsalltag.

Gemeinsam identifizierten wir über 30 potenzielle Use Cases, priorisierten sie nach strategischer Relevanz, Umsetzbarkeit und erwartbarem Nutzen und wählten fünf davon für die Umsetzung.

Struktur statt Bauchgefühl

Jeder Use Case wurde systematisch beschrieben: Ausgangslage, beteiligte Datenquellen, potenzielle Nutzergruppen, gewünschte Entscheidungshilfe. Kein Hochglanzkonzept, sondern eine saubere Vorlage, die Klarheit schuf und die man auch in der Kaffeeküche erklären konnte.

Diese Beschreibung diente nicht nur als Leitfaden für die Umsetzung, sondern half auch dabei, intern Budgets und Ressourcen zu rechtfertigen.

Umsetzung in cross-funktionalen Teams

Jeder Use Case wurde mit einem kleinen, schlagkräftigen Team umgesetzt: ein Vertreter aus dem Fachbereich, ein Data Analyst und ein technischer Umsetzer. Kurze Wege, klare Rollen, schnelle Entscheidungen. Die Strategie war immer im Blick, aber die Umsetzung blieb pragmatisch.

Datenstrategie als Rückgrat

Was wie operative Einzelfälle wirkte, hatte einen klaren strategischen Unterbau: Jeder Use Case wurde genutzt, um Governance-Prozesse zu verankern, Datenverantwortlichkeiten zu definieren und die Datenarchitektur gezielt weiterzuentwickeln. Nicht als Selbstzweck, sondern um echten Nutzen zu ermöglichen.

Outcome

Am Ende des Projekts war die Datenstrategie nicht länger ein abstraktes Konzept, sondern ein gelebtes Prinzip. Fünf Use Cases, darunter eine automatisierte Bedarfsprognose für Ersatzteile, ein Vertriebs-Cockpit für Angebotstrends und ein Frühwarnsystem für Lieferengpässe zeigten, was möglich war.

Besonders deutlich wurde der Erfolg in der Haltung der Teams:

• Die Fachbereiche sprachen erstmals selbstbewusst von „ihren Datenprodukten“.
• Die IT wurde nicht mehr als Bottleneck, sondern als Partner gesehen.
• Die Geschäftsführung konnte datenbasierte Entscheidungen nachvollziehen und endlich auch einfordern.

Der vielleicht größte Erfolg? Die Strategie wurde nicht angepasst, weil sie falsch war. Sondern, weil sie durch die Use Cases endlich verstanden wurde von den Menschen, die sie täglich umsetzen sollen.

Fazit

Datenstrategien scheitern nicht an ihrer Formulierung, sondern daran, dass sie nicht im Alltag ankommen. Wer sie mit echten Use Cases verbindet, schafft Relevanz, Akzeptanz und Wirkung.

Oder anders gesagt: Strategie ist gut. Strategie mit Schraubenschlüssel in der Hand und Schraube vor Augen ist besser.