Welche Ausschreibungen passen wirklich zu meinem Betrieb?

„Schau mal, 18 neue Ausschreibungen“, schreibt der Kollege und wirft den Link ins Teams. Dazu ein Daumen-hoch-Emoji. Als wäre das eine gute Nachricht.

Für den Kalkulator ist es eher der Beginn eines Tages, an dem wieder jemand anderes entscheidet, dass geprüft wird, aber nicht was zuerst. Vier Treffer sehen interessant aus. Zwei müssten technisch bewertet werden. Einer im Büro fragt schon: „Welche nehmen wir uns?“ Niemand antwortet sofort, weil die ehrliche Antwort lautet: Man weiß es noch nicht.

Der teure Moment vor der Kalkulation

Die meisten denken, der Aufwand kommt mit dem Angebot. Tatsächlich beginnt er viel früher und er endet oft, bevor überhaupt abgegeben wird. Sichtung, technische Prüfung, interne Abstimmung, Nachweise: schnell sind 13 Stunden rum, obwohl das Projekt am Ende doch nicht passt.

Wer dieselbe Ausschreibung nach einem kurzen Schnellcheck früh als No-Go markiert, spart nicht „ein bisschen Zeit“. Er rettet seine Nerven, erspart sich möglicherweise ein Magengeschwür und einen halben Arbeitstag,, der sonst in Unterlagen geflossen wäre, die von Anfang an Warnsignale trugen.

Warum die falsche Chance so attraktiv wirkt

Große Volumina klingen verlockend, keine Frage, die geforderten Leistungen machbar und weil im Ausschreibungstext meist Leistung, Menge, Termin und Preis gut lesbar sind, unterschätzt man leicht, was darunter liegt: Koordination, Dokumentation, Nachunternehmer, Reaktionszeiten, Gewährleistung. Der sichtbare Teil ist selten der teure Teil.

Die Frage lautet deshalb nicht: Könnten wir das irgendwie anbieten?
Sondern: Können wir das mit unseren Stärken, Kapazitäten und Zielmargen wirklich gut durchführen?

Erst eingrenzen, dann vertiefen

Gute Suche ist keine Sammlung von Schlagwörtern. Sie verengt Schritt für Schritt: Region, Gewerk, Leistungsbegriffe, Zeitraum, Projektgröße, bis am Ende Chancen übrig bleiben, die sich überhaupt lohnen, vertieft zu prüfen.

Der Elektrobetrieb sucht „Elektroinstallation“. Die Ausschreibung heißt „Starkstrom“ oder „Brandmeldeanlage“. Wer nur die eigene Begriffswelt nutzt, findet zu viel Falsches und übersieht Passendes.

Bevor jemand das dichte Leistungsverzeichnis öffnet, reichen vier Fragen:

• Was wird konkret verlangt?
• Gibt es erkennbare K.-o.-Kriterien?
• Passen Ort, Zeitraum und Projektgröße?
• Lohnt sich eine vertiefte Prüfung?

Erst danach lohnt Tiefe und zwar in dieser Reihenfolge: Kurzbeschreibung, Frist, Eignung, Vertragsbedingungen, dann Details.

No-Go, Prüfen, Bewertung – in genau der Reihenfolge

Ein hoher Score heilt kein K.-o. Fehlende Zertifizierung, unrealistische Frist, fehlende Kapazität oder nicht beschaffbare Referenzen sind keine „offenen Punkte“, die man später wegbewertet. Sie sind Stoppschilder.

Deshalb bleibt die Logik simpel: K.-o. vorhanden → No-Go. Wesentliche Info fehlt → Prüfen. Erst dann → bewerten.

Die Bewertung selbst läuft über fünf Kriterien als gemeinsame Sprache im Betrieb:

Kriterium	Gewicht
Fachliche Passung	25 %
Kapazität & Termin	20 %
Komplexität & Schnittstellen	15 %
Formale Machbarkeit	20 %
Wirtschaftlichkeit	20 %

Je Kriterium 1–5 Punkte. Daraus entsteht ein Score als Orientierung. Grob: ab 80 Go, 60–79 Prüfen, darunter No-Go. Entscheidend bleibt, was dazu dokumentiert wird: offene Fragen, Risiken, nächster Schritt.

Drei Chancen, ein Kalkulator

Selbst gute Ausschreibungen konkurrieren miteinander. Die Elektro Müller GmbH steht an so einem Montag vor drei Treffern: Sanierung Grundschule Starkstrom klar passend, Go. Rahmenvertrag Wartung, regional interessant, aber 24/7-Bereitschaft ungeklärt, Prüfen. TGA-Gesamtpaket Neubau Schulzentrum, großes Volumen, schlechte Passung, No-Go.

Zwei sahen auf den ersten Blick spannend aus. Erst die Reihenfolge macht den Unterschied.

KI hilft bei Struktur, nicht bei der Entscheidung

KI ersetzt kein Urteil. Sie beschleunigt, was sonst im Kopf oder in losem Excel passiert: Suchprofile schärfen, einzelne Treffer im Kurzformat prüfen, mehrere Chancen vergleichen. Wichtig ist nur, dass nichts erfunden wird und dass Unsicherheiten sichtbar bleiben.

Im Alltag reichen oft 15 Minuten pro Chance: vorsortieren, K.-o. prüfen, fünf Kriterien bewerten, Entscheidung festhalten. Auch ein dokumentiertes No-Go ist ein gutes Ergebnis. Beim nächsten ähnlichen Treffer geht es schneller.

Kurz gesagt

Der Kollege mit dem Link meint es gut. Aber ein Link ist keine Priorisierung. Er ist der Start von Arbeit, die jemand strukturiert übernehmen muss, sonst entscheidet wieder das Bauchgefühl, wer am lautesten fragt oder welches Projekt am größten aussieht.

Wer früher auswählt, bearbeitet nicht weniger Chancen. Er verschwendet weniger Zeit an Chancen, die von Anfang an nicht passen.

Diese Methodik haben wir im Webinar des Deutschen Vergabeportals am 22.07.2026 vorgestellt.