Excel, Jedox, Board oder Power BI: Welche Planung passt zu Ihnen?
- Carsten Hof
- Controlling
- 29.10.2026
Es ist Mitte Oktober, die Budgetsaison hat begonnen. Die Controlling-Leitung der Thalberg Getränke GmbH verschickt 14 Planungsdateien an 14 Kostenstellenverantwortliche. Zwei Wochen später kommen 17 Dateien zurück, drei davon mit geändertem Layout. Eine Datei heißt „Plan_2027_Vertrieb_final_Kopie“. Thalberg ist ein fiktives Unternehmen aus unserer Serie über den Aufbau eines datengetriebenen Mittelständlers, die Szene kennen aber viele Controller aus dem eigenen Oktober.
Irgendwann fällt in der Geschäftsführung der Satz: „Brauchen wir dafür nicht eine Software?“ Dieser Artikel hilft bei der Antwort. Wir vergleichen für die Planungssoftware im Mittelstand vier Wege, die im Mittelstand tatsächlich auf dem Tisch liegen.
Das Wichtigste in Kürze
- Planungssoftware im Mittelstand ist eine Anwendung, die Planwerte mehrerer Personen zentral erfasst, versioniert, konsolidiert und mit Ist-Zahlen vergleicht.
- Excel reicht, solange wenige Personen planen und die Struktur stabil ist. Ab etwa zehn Planern, mehreren Szenarien oder einem Rolling Forecast fehlen Versionierung, Rechte und Konsolidierung.
- Jedox und Board sind spezialisierte Planungsplattformen. Power BI wertet aus, plant aber nicht von Haus aus, es braucht dafür Zusatzlösungen.
- Entscheidend ist nicht das Tool, sondern Ausgangslage, Teamgröße und Datenbasis.
Welche Planungssoftware passt zum Mittelstand?
Eine ehrliche Antwort beginnt mit der Gegenfrage: Wer plant wie oft, was und mit welcher Detailtiefe? Ein Unternehmen mit 120 Mitarbeitenden, zwei Planern und einer jährlichen Budgetrunde hat andere Anforderungen als ein Mittelständler mit 800 Mitarbeitenden, 25 Kostenstellenverantwortlichen und monatlichem Forecast.
Das Problem ist verbreitet und der Handlungsdruck wächst. Laut Horváth CFO-Studie 2026 halten 60 Prozent der Befragten Szenarioanalysen für einen hoch wirksamen Hebel (Horváth, 2026). Szenarien lassen sich in einer Excel-Datei mit 14 Reitern allerdings nur mit Mut und viel Geduld rechnen.
Die vier Optionen im Überblick
Die folgende Tabelle ordnet die Optionen nach festen Kriterien. Preise nennen wir nur, wo sie öffentlich belegt sind. Stand aller Angaben: 26.10.2026.
| Kriterium | Excel (Microsoft 365) | Jedox | Board | Power BI (mit Planungs-Add-on) |
|---|---|---|---|---|
| Einsatzzweck | Planung, Analyse, Ad-hoc | Planung, Forecast, Reporting auf zentraler Datenbasis | Planung, Reporting und Simulation in einer Plattform | Auswertung und Dashboards, Planeingabe nur mit Zusatzlösung |
| Stärken | Bekannt, flexibel, sofort verfügbar | Excel-nahe Oberfläche, speziell für Planung gebaut | Eine Plattform für BI und Planung | Starke Visualisierung, breite Verbreitung im Mittelstand |
| Grenzen | Versionierung, Mehrbenutzerbetrieb, Konsolidierung | Modellierung braucht Know-how, Lizenzen auf Anfrage | Eigene Logik und Oberfläche, Einarbeitung nötig | Kein Planungsmodul im Standard, Rechenlogik muss ergänzt werden |
| Typische Größe | 1–3 Planer, stabile Struktur | ab ca. 5–10 Planern, mehrere Gesellschaften | ab ca. 5–10 Planern, hoher Simulationsbedarf | Unternehmen, die Power BI bereits nutzen |
| Lizenz / Preisrahmen | In Microsoft 365 enthalten | Nach Nutzerrollen, Preise nicht öffentlich | Preise nicht öffentlich | Pro 12,10 € je Nutzer und Monat, Premium pro Nutzer 20,80 € (jährlich, netto) |
| Integration ERP/DATEV/Excel | Manuell oder Power Query | Konnektoren, Excel-Add-in | Konnektoren, Excel-Anbindung | Viele Konnektoren, Excel-Anbindung |
| Einführungsaufwand | Gering, aber Wartung steigt | Mittel bis hoch (Wochen bis Monate) | Mittel bis hoch (Wochen bis Monate) | Gering für Reports, mittel für Planlogik |
| Für wen geeignet | Kleine Teams, Einstieg | Excel-affine Teams mit wachsendem Planungsprozess | Teams, die BI und Planung bündeln wollen | Teams mit Power-BI-Know-how und überschaubarem Planungsumfang |
Tabelle 1: Vergleich der vier Optionen. Quelle für die Preise: Microsoft Power BI Preisseite (abgerufen am 26.10.2026, ohne MwSt, Jahresabrechnung). Jedox und Board veröffentlichen keine Preislisten. Einführungsaufwand und Größenangaben sind ADV-Erfahrungswerte aus Projekten und Gesprächen.
Zwei Hinweise zur Tabelle. Erstens: Die Lizenz ist selten der größte Posten. Bei Power BI Pro kosten zehn Nutzer 1.452 Euro pro Jahr (10 × 12,10 € × 12), bei den Planungsplattformen entscheiden eher die Einführungstage. Zweitens: Die Kategorie „Power BI“ bedeutet hier nicht „nur Auswertung“. Mit Power Apps oder Add-ins von Drittanbietern lässt sich Planeingabe ergänzen. Das ist machbar, aber ein Baukasten und kein fertiges Produkt.
Wo liegen die Optionen bei Aufwand und Funktionsumfang?
Die Matrix setzt die vier Optionen ins Verhältnis. Je weiter oben rechts, desto mehr Planungsfunktionen, aber auch mehr Aufwand bei Einführung und Betrieb.
Abbildung 1: Positionierung nach Einführungsaufwand und Planungsumfang (ADV-Einschätzung, keine Messwerte).
Die Aussage in einem Satz: Mehr Planungsfunktion kostet Einführungsaufwand. Es gibt keine Lösung, die gleichzeitig am einfachsten und am mächtigsten ist. Wer das verspricht, verkauft etwas.
Wann reicht Excel, und wann nicht mehr?
Excel ist kein Fehler. Für ein Team mit zwei oder drei Planern, einer Jahresplanung und stabilen Strukturen ist es oft die wirtschaftlichste Lösung. Gefährlich wird es bei vier Signalen:
- Planen mehr als etwa zehn Personen in getrennten Dateien, die jemand von Hand zusammenführt?
- Dauert die Konsolidierung länger als der eigentliche Planungsprozess?
- Fehlen Szenarien oder ein Rolling Forecast, weil jede Variante eine neue Datei bedeutet?
- Hängt die Planung an einer Person, die das Modell als Einzige versteht?
Ein Kopfmonopol ist auch ohne Software-Frage ein Risiko. Wie Sie die Datenbasis dafür aufräumen, beschreibt unser Fahrplan zum Excel-Reporting in fünf Stufen. Und wie Absatzprognosen mit Daten statt Bauchgefühl entstehen, zeigt unser Beitrag Forecast oder Guesswork.
Eine Beobachtung aus unseren Projekten: Die meisten Teams wechseln zu spät. Sie quälen sich zwei bis drei Budgetrunden, bis ein Planer kündigt oder eine Formel einen Fehler in sechsstelliger Höhe produziert. Ein Wechsel nach Plan kostet weniger als ein Wechsel unter Druck.
Wie entscheiden Sie zwischen Jedox, Board und Power BI?
Nutzen Sie diesen Entscheidungsbaum als Startpunkt. Er ersetzt keinen Workshop, filtert aber die Kandidaten.
Abbildung 2: Entscheidungsbaum zur Vorauswahl. Die Schwellen sind Richtwerte aus ADV-Projekten.
Die Logik dahinter: Bis zu drei Planer mit stabiler Struktur bleiben bei Excel, ergänzt um Power Query für die Ist-Daten. Wer bereits Power BI betreibt und einen überschaubaren Planungsumfang hat, prüft zuerst ein Power-BI-Add-on. Wer viele Planer, Szenarien oder mehrere Gesellschaften hat, vergleicht Jedox und Board mit einem echten Pilot. Welcher Ast für Sie gilt, hängt an Ihren Berichten und Datenquellen: Eine Bestandsaufnahme Ihrer Berichte und Quellsysteme mit priorisiertem Fahrplan schafft dafür die Grundlage.
Jedox oder Board: worauf es im Pilot ankommt
Beide Plattformen sind erwachsen, beide haben Referenzen im Mittelstand. Die Unterschiede zeigen erst ein Pilot mit Ihren Daten. Prüfen Sie vier Punkte:
- Bedienung durch die Planer: Akzeptieren die Kostenstellenverantwortlichen die Oberfläche, oder fordern sie ihre Excel-Datei zurück?
- Anbindung Ihres ERP und von DATEV: Wie viele Tage kostet die Datenanbindung wirklich?
- Modellpflege: Kann Ihr Team Strukturänderungen selbst machen, oder brauchen Sie dafür dauerhaft einen Dienstleister?
- Lizenzmodell: Wie viele Planer, Viewer und Gesellschaften sind abgedeckt, und was kostet jede Erweiterung?
Ein Hinweis zur Einordnung von Bewertungen: Der BARC Planning Survey 26 befragte laut Anbieterangaben 804 Anwender von 20 Planungsprodukten (BARC, 2026, zitiert nach Jedox). Die Ergebnisse sind lesenswert, werden aber von den Anbietern jeweils mit den eigenen Spitzenplätzen beworben. Nutzen Sie die Studie als Vorauswahl, nicht als Entscheidung.
Was ändert KI an der Toolwahl?
Weniger, als die Anbieterfolien vermuten lassen. Laut BARC Planning Survey 26 nutzen erst 27 Prozent der Unternehmen KI für Predictive Planning, 75 Prozent erhoffen sich davon aber Entlastung von manueller Planungsarbeit (BARC, 2026). Die Erwartung ist also größer als die Praxis.
KI-gestützte Forecasts brauchen eine saubere Historie und einheitliche Definitionen. Ob Sie später Jedox, Board oder Power BI nutzen: Die Datenbasis entscheidet, ob die Prognose taugt. Wer heute die Struktur klärt, plant morgen auch mit KI besser.
Fazit: Der Oktober muss kein Dateienfriedhof sein
Zurück zu Thalberg. Dort lautet die Antwort nicht „Wir kaufen ab morgen Software X“. Sie lautet: Zuerst die vier Signale prüfen, dann zwei Kandidaten mit echten Daten im Pilot testen und erst dann Lizenzen unterschreiben. Das dauert länger als ein Messebesuch, ist aber billiger als eine falsche Entscheidung.
Und wenn dabei herauskommt, dass Excel noch zwei Jahre reicht, ist das ein gutes Ergebnis. Ehrliche Beratung heißt auch, einen Euro nicht auszugeben.
Wie finden Sie heraus, welcher Ast des Entscheidungsbaums für Sie gilt?
17 Rückläufer auf 14 Planungsdateien sind ein Signal, aber noch keine Toolentscheidung. Mit Tabelle und Entscheidungsbaum filtern Sie die Kandidaten selbst. Ob Ihre Datenbasis einen Pilot trägt, zeigt erst der Blick auf Ihre Berichte und Quellsysteme. Auf unserer Controlling-Seite steht, wie Sie zu Berichtsinventar, Prioritäten und einem Power-BI-Prototyp mit Ihren Daten kommen, zum Fixpreis.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich Planungssoftware im Mittelstand? Als Faustregel ab etwa zehn Planern, mehreren Szenarien oder einem Rolling Forecast. Entscheidend ist der Aufwand für Zusammenführen und Abstimmen. Kostet die Konsolidierung mehr Zeit als die Planung selbst, lohnt sich der Wechsel.
Kann Power BI Planungssoftware ersetzen? Nicht im Standardumfang. Power BI wertet Daten aus, Planeingabe, Versionierung und Konsolidierung brauchen Zusatzlösungen wie Power Apps oder Add-ins. Für kleine Planungsumfänge kann das reichen, für komplexe Planungsprozesse meist nicht.
Was kostet Planungssoftware wie Jedox oder Board? Beide Anbieter veröffentlichen keine Preislisten, Angebote richten sich nach Nutzerrollen und Funktionsumfang. Rechnen Sie neben den Lizenzen mit Einführungsaufwand in Wochen bis Monaten. Ein konkretes Angebot mit Ihren Nutzerzahlen ist der einzige belastbare Weg.
Wie lange dauert die Einführung einer Planungslösung? Für einen ersten produktiven Planungszyklus rechnen wir im Mittelstand mit zwei bis vier Monaten, abhängig von Datenqualität und Zahl der Planer. Ein Pilot mit einem Bereich verkürzt das Risiko deutlich.
Sie stehen vor der Frage, ob Excel noch reicht oder welche Planungslösung zu Ihnen passt? In einem Tool-Auswahl-Workshop vergleichen wir Ihre Anforderungen mit den Kandidaten und planen einen Pilot, herstellerneutral und mit klarer Empfehlung.
